Bueno, quiza no. Quizá tu intanet es maravillosa, intuitiva y fácil de utilizar. Pero la regla general dice que no. De hecho cada vez es más común que las empresas abandonen su intranet por herramientas que no están diseñadas para ser intranets (y que por lo tanto no tienen todas las funcionalidades que necesitan), pero que al menos son fáciles de utilizar, como un Google Drive o un Dropbox. ¿Cómo podemos solucionar el problema de esas intranets que son incluso dolorosas de utilizar? ¡Vamos a ver cómo mejorar la intranet!
Las intranets y el salto generacional
Si una intranet tiene un diseño horrible, lo va a tener igualmente si el empleado tiene 30 años de edad o si tiene 60. Pero sí es cierto que los usuarios más jóvenes tienen unas expectativas más altas respecto a la experiencia de usuario dentro una herramienta digital, y su tolerancia a la frustración va a ser mucho menor. Y tienen razón. Porque es el software el que debe adaptarse al usuario, no es el usuario el que debe adaptarse al software.
De hecho son estas generaciones más jóvenes los que acaban optando por soluciones alternativas como los espacios de almacenamiento compartido como Google Drive o Dropbox, dejando a las intranets oficiales obsoletas y sin actualizar. O cuando se empieza a sustituir un CRM por el email, algo que absolutamente nadie recomienda en términos de eficiencia y transparencia, pero acaban calando porque se trata de una tecnología con la que sí están acostumbrados y familiarizados.
Las consecuencias de un mal diseño de Intranet
Una mala intranet acaba provocando más tiempo de formación y soporte, y más frustración. Todo esto sin tener en cuenta el coste a nivel de productividad.
Por desgracia no ponemos tanto empeño en cuidar a nuestros empleados como sí ponemos en cuidar a nuestros clientes. Y mientras las campañas de marketing o las webs públicas sí las tenemos bonitas, cuidadas y bien usables, las herramientas internas acaban siendo nuestro trastero.
Mientras que la web para el cliente sí la tenemos bonita y cuidada, las herramientas internas para empleados acaban siendo nuestro trastero. Clic para tuitear
Cómo mejorar la Intranet:
Consejo para mejorar la intranet 1: Céntrate en las user-stories, y mejóralas.
Una “user-story” vendría a ser una fórmula utilizada en diseño de interfaz y experiencia que se resumen en “como usuario, ¿cómo hago X acción o localizo X información?”. A partir de aquí optimizamos este proceso para que sea lo más sencillo posible. Haz un listado de las funcionalidades clave y optimízalas.
Consejo para mejorar la intranet 2: Mejora la interfaz y la experiencia de usuario: Rediseña la herramienta si hace falta, no solo para que sea agradable a la vista, sino para que sea intuitiva y fácil de usar.
Consejo para mejorar la intranet 3: Mejora los textos y los botones: Se habla mucho del copwriting a la hora de usar las palabras adecuadas para vender, pero no tanto del copywriting para hacer que las interfaces se expliquen por sí solas. Utiliza un lenguaje claro, intuitivo, sin técnicismos inútiles (cuando los tecnocismos aporten sí debemos usarlos, pero si no aportan no hace falta hacerlos los intelectuales y los listos. Hablemos como las personas) y sin pasarse de creativos. Puede que tengamos una idea fantástica y creativa para cambiar una palabra por otra opción más divertida, pero si el usuario va a tener que probar todos los botones para saber de qué puñetas estamos hablando, pues tendremos un problema igualmente.
Tu intranet es un desastre anti-productividad. Así lo puedes solucionar Clic para tuitear
Consejo para mejorar la intranet 4: Mantenla actualizada. Si queremos fomentar su uso, no puede ser que sea más rápido incordiar a otro empleado por email o teléfono que acudir a la intranet porque sabemos que ese documento o esa información todavía no estará subido o actualizado. Y esto funciona en dos direcciones, así que elimina también la información o los documentos obsoletos.
Diseño enfocado en las personas y gamificación para mejorar la Intranet
El problema de muchos directivos y altos cargos es creer que la tecnología directamente soluciona el problema. ¿Necesitamos una Intranet? Instalamos un Sharepoint y arreglado. ¡A por el siguiente reto! Y no, no funcionamos así. La adopción al software y la resistencia al cambio es otro reto que se debe tener en cuenta. Y ese es el reto difícil. Pero si optamos por un software (en este caso una intranet) con un diseño amigable, unos contenidos que se adpaten a tu organización (porque el café para todos no siempre suele funcionar) una estructura entendible y que además se aproveche del poder de la gamificación pues ese camino se hace más fácil. Por ejemplo, con un sistema de karma que premie a los usuarios más proactivos o que más participen en el foro de la empresa, o misiones con recompensas virtuales que motiven a revisar periódicamente determinada información para comprobar si está actualizada.
Hablando de gamificación, puede que te interesen estas guías y artículos:
- 10 formas innovadoras de mejorar la comunicación interna
- 8 súper ejemplos de gamificación en Recursos Humanos y trasformación digital
- 100 herramientas digitales para gestionar el talento y los recursos humanos
Si quieres encontrar una solución gamificada para tu intranet (o para cualquier otro ámbito empresarial), échale un vistazo a la web de Prisma y no dudes en contactar.
