Llevamos años con un continuo proceso de transformación digital en las empresas. Este ritmo de digitalización iba variando según el sector, la infraestructura ya montada, y no vamos a negarlo, también según las ganas de los jefes. Y es que la digitalización era como el sexo en los adolescentes: todos hablaban de ello pero pocos lo habían puesto en práctica. Lo que nadie se esperaba es que una terrible pandemia mundial nos arrojaría a todos al vacío digital y nos forzara a teletrabajar, estuviéramos preparados para ello o no. Y ahora necesitamos digitalizar la formación de nuestra empresa muy rápido, porque no sabemos cuando vamos a volver a la normalidad.
¿Cual es el problema de digitalitzar la formación rápido? Que a veces no sabemos ni por dónde empezar. ¿Qué es un LMS? ¿Servidores? ¿Gamificación? No te preocupes, te ayudamos a trazar la estrategia al mismo tiempo que vas aprendiendo todos estos conceptos. ¡Sigue leyendo!
Pero sí os aviso de una cosa antes de empezar. Esta guía está pensada para aquellas empresas que necesitan hacer sus propios cursos con contenido más o menos personalizado o adaptado a su empresa o contexto. Si eres una pequeña empresa y no tienes esta necesidad, lo tienes muy fácil. Puedes acudir a webs como Udemy, Tutellus o Udacity donde ya existe un catálogo brutal de cursos online, y comprarle a tus empleados los cursos que necesitan.
También os aviso de que esta guía está pensada para buscar una herramienta donde subir los cursos. Si prefieres digitalizar solo algún proceso donde cojeas (por ejemplo, retención del conocimiento, un juego para practicar 5 minutos al día…) te recomiendo que busques directamente herramientas como Walnut o Catalogus. Con estas herramientas podrás poner a tus empleados a jugar a minijuegos formativos pero manteniendo tu actual sistema formativo.
En el caso de que quieras tu propio catálogo interno, online y privado de cursos para ofrecerlos a tus empleados, sigue leyendo.
PASO 1: Busca una herramienta de formación online que se adapte a tus necesidades y a tu bolsillo
Si quieres digitalizar la formación de la empresa para llevarla al online, necesitas un software específico. El tipo de herramienta que estás buscando se llama LMS (Learning Management System). Este tipo de herramientas consisten de dos partes:
- Una parte, gestionada por un administrador, de administración y gestión donde se suben los cursos a una plataforma privada para los empleados.
- Una parte, dedicada a los empleados, de realización de los cursos donde los empleados ven los cursos activos para ellos y los completan.
En una situación normal aquí tendríamos dos opciones:
- Opción 1: Encargo a una empresa de desarrollo de software que me desarrolle mi propio LMS con todas las necesidades y funcionalidades que yo quiero.
- Opción 2: Busco en el mercado un LMS que ya exista y que cumpla en la mayor medida de lo posible las funcionalidades que necesito.
Vamos a descartar la primera opción. Tenemos prisa. Desarrollar un LMS puede llevar muchos meses de trabajo. Si de verdad quieres llevar a cabo este proceso cuanto antes, ni tienes tiempo ni tienes la cabeza para gestionar este proyecto. Y con la crisis que viene, quizá tu empresa tampoco esté dispuesta a sacar el talonario para pagar un desarrollo desde cero, ya que esta opción es la más cara. (Es como hacerte un vestido o un traje a medida, no va a costar lo mismo que buscar un vestido o un traje en Zara).
Por lo tanto yo recomiendo buscar un LMS que ya exista y que las funcionalidades que ya tengan disponibles os encajen. De hecho algunos LMS ya desarrollados tienen margen para la personalización. No solo para añadir tus colores y logos, sino también para añadir nuevas funcionalidades. Estos nuevos desarrollos sí te los suelen presupuestar aparte, pero aun así nos saldrán más económicos que desarrollar toda una plataforma desde 0. Luego os daremos ejemplos.
Volvamos a la oferta de LMS. Cada herramienta suele ofrecer un punto de valor distinto. Algunos LMS incluyen gamificación y otros no. Algunos son compatibles con smartphones y otros solo son accesibles desde un ordenador. Algunos se tienen que instalar en los servidores de la empresa y otros no…
Quizá esto último te preocupa, y es que quieres lidiar lo menos posible con el departamento de informática (no te sientas mal, es bastante común, esta es de las cosas que más nos piden). Especialmente cuando tenemos prisa, ya que trabajar con el departamento de informática puede retrasar los procesos.
¿Existe alguna opción para digitalizar la formación de la empresa que no dependa del departamento de informática?
Sí, existe. Por ejemplo el LMS Learning Park es súper intuitivo, por lo que podrás gestionarlo todo de forma súper sencilla sin ayuda de nadie. Y además todo se almacena en los servidores de Learning Park, no es necesario instalar nada en los servidores de tu empresa. Tanto tú como los empleados accedéis a través de una URL, un usuario y una contraseña. Algo similar a cuando entramos a Instagram o a Linkedin. No tienes que hacer ninguna instalación complicada para usarlos.
¡Pero hay una excepción! Algunas empresas, por políticas de privacidad, prefieren tener todos esos datos en sus propios servidores, no en servidores de terceros. En ese caso sí haría falta contar con el departamento de informática. Pero tampoco te preocupes, porque en ese caso sería el equipo de Learning Park sería el que trabajaría junto al equipo informático, y tú solo supervisarías.
¿Y qué es un servidor? (Por si no lo sabes). Cuando accedemos a una página web o a una herramienta online, en realidad lo que estamos haciendo es pedirle a un ordenador que está encendido las 24h del día y conectado a Internet que nos muestre determinada información. Cuando ponemos un video en Youtube, en realidad nuestro navegador le está pidiendo a un disco duro gigante con todos los vídeos de Youtube que nos envíe el vídeo que queremos ver. Y ese disco duro gigante nos envía el vídeo a nuestra pantalla.
Pues lo más probable es que tu empresa también tenga un servidor. Y muchas empresas quieren que todo lo que forme parte de la empresa esté en vuestro propio servidor por temas de seguridad. Que lo más probable es que el servidor en la nube sea más seguro que el vuestro, pero están en su derecho de que esos temas se gestionen así.
Pero este es un paso importante. Averigua las políticas de datos de los empleados antes de optar por una herramienta. Hay herramientas que solo pueden instalarse en servidores propios, como Moodle. Hay otras como Learning Park te da la opción de poder instalarlo en tus propios servidores si lo necesitas. Y hay otras que solo funcionan en sus propios servidores y no permiten instalarlo en el servidor del cliente.
Aquí tenéis una lista de herramientas que os pueden ser útiles:
Learning Park: Es la que yo os recomiendo. Ya está hecha, es enchufar y listo. Además permite que añadáis vuestros logos y vuestros colores corporativos. Está en castellano. Puede estar en vuestros servidores o en los suyos, y si necesitas alguna funcionalidad extra te la desarrollan. Tiene todas las ventajas de desarrollar vuestro propio LMS, con la rapidez de que la herramienta ya está desarrollada.
Moodle: Todo un clásico, aunque suele ser una opción poco intutiva y algo complicada. Al ser una herramienta abierta es la base de muchas herramientas de formación del mercado. Es la más utlizada pero si no tienes a alguien de confianza que te la configure vas a tener muchos dolores de cabeza.
Firmwater: Uno de los LMS más completos del mercado, que incluso te da la posibilidad de gestionar más de una empresa a la vez. El problema es que es tan completo que también es complejo y caro.
TalentLMS: Este LMS es más sencillo que Firmwater por lo que no te llevará tantos dolores de cabeza, pero está en inglés lo que puede ser un inconveniente tanto para el administrador como para los usuarios.
¿Y qué es eso de la gamificación de la que me han hablado?
La gamificación es utilizar elementos de juegos en ámbitos que no son juegos, como la formación. Esto se hace para motivar a los empleados a realizar tareas que pueden ser poco atractivas. Herramientas como Learning Park tienen gamificación. Y de verdad creo que es clave en los tiempos que corren apostar por herramientas que ponen al usuario en el centro y se preocupan por su motivación. Esta crisis está minando la moral de muchos empleados, y estos detalles pueden lograr que recuperen la ilusión por la formación. Podéis aprender más sobre gamificación en esta guía para entender todas sus ventajas.
PASO 2: Establece unas métricas de éxito
En un mundo pre-covid19 hubiera dicho “establece unas métricas para comparar tus formaciones presenciales con las formaciones online, y decidir si te compensa o no llevarlas al digital”. Ahora no te voy a decir esto porque no tenemos opción: hay que hacerlas online nos compense o no.
Pero puede que el día de mañana sí podamos volver a dar formaciones presenciales y queramos saber que nos ha funcionado mejor.
Lo que haremos en esta sección es establecer algunos indicadores de éxito. Es decir, a partir de qué momento nos compensa apostar por este tipo de metodología o herramienta.
Algunos ejemplos:
- Nos compensa si nos ahorramos X% haciendo formaciones
- Nos compensa si las formaciones se terminan un x% más rápido
- Nos compensa si más del X% de los empleados está satisfecho con la nueva metodología
- Nos compensa si la retención del conocimiento se incrementa en un X%
- Nos compensa si la transferencia al puesto de trabajo se ve reflejado en nuestros indacadores.
Sobre todo seamos realistas. A todos nos gustaría ahorrar 100.000€ en formaciones, pero quizá a partir de 3.000€ de ahorro al año ya nos compensa. O quizá por 3.000€ no os merece la pena hacer todo el cambio de metodología. Sois vosotros los que lo tenéis que decidir, pero es importante establecer objetivos realistas.
PASO 3: Decide qué departamento hará una prueba piloto
Sé que tenemos mucha prisa y puede que quieras empezar a lo grande, con todos tus empleados utilizando el nuevo sistema. Nosotros te recomendamos un poquito de relax. Un cambio de metodología puede ser algo traumático y conlleva problemas. Más vale tener esos problemas y dolores de cabeza a pequeña escala, para tenerlos dominados cuando pases a gran escala.
Nosotros te recomendamos que empieces por un departamento o dos, y hagas aquí el experimento. Un buen departamento para probar es el departamento de ventas. Estos departamentos están acostumbrados a hacer formaciones (tanto de técnicas de venta, como de productos del catálogo) y suelen ser bastante tecnológicos, por lo que no suelen poner muchas pegas a las innovaciones. Otro departamento similar es el departamento de marketing.
¿Ya tienes a tu departamento para experimentar? ¡Estupendo! Escojas los que escojas, ahora añade a directivos a tu experimento. Luego explicaremos el porqué.
De todos modos tampoco te olvides de la urgencia. Dos o tres semanas es una buena duración para este piloto. Será tiempo suficiente para que tu te habitues a la herramienta y para detectar primeras impresiones.
PASO 4: Decide con qué curso empezará la prueba piloto y prepáralo
Una vez tenemos a nuestros conejillos de indias, tenemos que crear el curso o los cursos que realizarán. Aquí tenemos dos opciones:
Opción 1: ¿Quieres dedicarle más tiempo? Pues aprovecha para preparar uno o dos cursos desde cero y que les sean útiles. Puede que un curso de protocolos durante el teletrabajo sea muy útil en estas circunstancias.
Opción 2: ¿Tienes mucha prisa? Recicla algo que tengas a mano. Seguro que tienes un curso de prevención de riesgos laborales preparado del año pasado, que con cuatro arreglillos quedará actualizado. O aprovecha para repasar el actual catálogo de productos con sus argumentarios de venta
¡Pero ojo! Tanto si vamos a reciclar algo que ya tenemos, o si vamos a crear un curso desde 0, no caigamos en el error de escribir un libro académico donde solo hay texto.
Ahora estás trabajando en un entorno digital, así que piensa en digital. Añade muchas imágenes, incluye vídeos, archivos descargables. ¡Incluso minijuegos! Learning Park incluye minijuegos dentro de los temas para que los empleados aprendan de una forma más interactiva. ¡Si la gracia del e-learning en la empresa está ahí! No caigamos en el error de usar una herramienta de este tipo para acabar enviándoles un PDF caro. El equipo de Learning Park os puede ayudar a adaptar los cursos y subirlos a la plataforma.
También debemos establecer una fecha límite para finalizar los cursos. Nosotros recomendamos unas tres semanas para hacer uno o dos cursos. Pero vosotros conocéis mejor vuestro entorno y la densidad de los cursos escogidos.
PASO 5: Comunica las ventajas del nuevo sistema, y da ejemplo
Este es uno de los pasos clave. Hemos visto como empresas no han obtenido los resultados esperados porque han dejado caer la herramienta como quien instala una máquina de café en la oficina. Y hemos visto empresas con un resultado espectacular porque han cuidado muchísimo la comunicación.
Nos hemos vuelto desconfiados en la empresa. Esto es así, especialmente en las empresas donde no se ha trabajado la cultura. Cualquier novedad la vemos como un truco para que el jefe gane más dinero a nuestra cosa. O como un intento de hacer algo diferente pero que a la larga todo acabará como antes, volviendo a los viejos hábitos y a las viejas metodologías. Tenemos que trabajar para que esto no sea así. Tenemos que hacer una buena campaña de comunicación para que se tomen en serio la herramienta. Y esto lo hacemos de dos maneras: Comunicando las ventajas, y practicando con el ejemplo.
Comunicado las ventajas que esta metodología tiene para el empleado. Las formaciones se podrán hacer cuando ellos quieran. La formación se adapta a su horario, y no al revés. Serán más interactivas, más entretenidas. Pero tampoco olvidemos las ventajas que tendrá para la empresa (ahorro de costes). Seamos transparantes, eso les ayudará a que no vean que hay gato encerrado. Y si lo hacemos así verán que es una forma en la que todos ganan, tanto ellos como la empresa.
Y por supuesto, da ejemplo. Si te pasas una semana comunicando las maravillas de la nueva herramienta pero luego tú y los miembros del equipo no la utilizan, no se la van a tomar en serio y creerán que les has vendido la moto. Por esta razón hemos incluido a directivos entre los usuarios de la prueba piloto.
Y esto es importante: Ponles las cosas fáciles a los empleados: Permite que se formen en horario laboral
Si los empleados se ponen a la defensiva (que suele ser el caso en organizaciones donde no se ha trabajado la cultura de empresa), van a pensar lo siguiente: Quieren que dedique mis horas libres a formarme para ellos, que jeta tienen”. Y si es verdad, tendrán razón.
Un LMS permite que los empleados se formen fuera del horario laboral. Pero si acaban haciendo los cursos fuera del horario laboral debe ser porque lo han escogido ellos. Debemos ponerles facilidades para hacer los cursos. Si no les demostramos que la formación es una prioridad para la empresa, no van a tomarse en serio la formación.
PASO 6: Aprende del feedback recibido y de la experiencia piloto
Con las pruebas piloto aprenderás mucho. Y lo mejor es que aprenderás a pequeña escala. Si cometemos errores no serán tan graves como si los hubiéramos cometido en toda la organización.
Y no te fíes únicamente de tus experiencias e intuiciones. Una buena idea es reunirnos con los empleados que han participado en la prueba piloto a través de una videollmada y preguntarles por su experiencia.
Estas son algunas de las preguntas que les podemos hacer:
- ¿Al inicio entendiste bien la herramienta? ¿Los tutoriales han sido suficientes?
- ¿Qué es lo que más te ha gustado de la herramienta? ¿Y lo que menos?
- ¿Qué opinas del contenido? ¿Has echado algo en falta?
- ¿Qué funcionalidad te ha parecido más útil? ¿Y menos útil?
Esto nos ayudará a escalar el experimento de forma más satisfactoria y a comunicar mejor al resto de empleados. Quizá lo que más útil les ha parecido es una funcionalidad que ni habíamos pensado (por ejemplo, un medidor de progreso). Podemos usar esta información en nuestro plan de comunicación para explicar las ventajas de la nueva herramienta y entusiasmar al resto de empleados.
PASO 7: Escala el proyecto a toda la organización
¿Ya lo tenemos todo listo? ¡Pues corrige el plan inicial con las lecciones aprendidas, y a digitalizar toda la empresa!
Los pasos son los mismos, pero a gran escala. Pero ahora la gran escala ya no nos asustará porque tendremos el resto súper dominado.
¿Demasiada información? ¡Os traigo un resumen de la guía para digitalizar la formación de tu empresa en tiempo record!:
Paso 0: Averigua cual es la política de tu empresa en cuanto a los datos de los empleados. ¿Es necesario que la herramienta de formación esté en los servidores de tu empresa? ¿O puede estar en los servidores propios de la herramienta?
Paso 1: Busca un LMS que ya exista en el mercado y que se adapte a tus necesidades. Yo recomiendo Learning Park. Está en castellano (aunque soporta más idiomas), es sencillo, tiene gamificación y si necesitas una funcionalidad específica te la pueden añadir (con un presupuesto extra, obviamente).
Paso 2: Aprovecha para establecer unas métricas de éxito. De esta forma cuando todo vuelva a la normalidad tendrás datos para saber si la formación digital te compensa, o si debes volver a la formación presencial.
Paso 3: Empieza por una prueba piloto de unas 2-3 semanas. Selecciona un departamento y un curso y aprende a pequeña escala. ¡Importante cuidar la comunicación! Transmite correctamente las ventajas de la formación online y cómo os beneficia a todos (tanto a la empresa como a los empleados) para que no vean gato encerrado.
Paso 4: Aprende del feedback obtenido con la prueba piloto. Observa los datos, preguntale a los empleados por su experiencia… esto te ayudará a pulir la comunicación cuando escalemos el proyecto a toda la organización
Paso 5: ¡La hora de la verdad! Todos los empleados haciendo formación online. Como has aprendido a pequeña escala, este reto lo tendrás más que dominado. De nuevo, la comunicación es vital.
¡Hasta aquí la guía! Si crees que puede ser útil para otras empresas que quieran digitalizar la formación de su empresa en tiempo record, comparte la guía. Intentemos entre todos apoyarnos para sobrellevar esta situación lo mejor posible.
Si estás buscando una herramienta, échale un vistazo a Learning Park. ¡Estarán encantados de enseñártela!
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