Esto es muy curioso. A pesar de que cualquier decisión en la empresa privada gire entorno a la eficiencia económica, nadie presta atención a uno de los agujeros negros de dinero en cualquier organización: El exceso de reuniones, o la “reunionitis”.

Las reuniones cuestan dinero, mucho dinero (a parte del dolor de cabeza que suponen para muchos, pero eso es ya otro tema). Pero como ese dinero no aparece reflejado en ningún sitio, ni nos damos cuenta ni nos entran ganas de ponerle solución. ¡Esto cambiaría si el precio de una reunión apareciera en los presupuestos de la empresa o del departamento!

Su ticket de la reunión, gracias.

Deberíamos inventar una máquina que te diera el recibo o ticket de la reunión cuando esta acabe. Así reflexionaríamos sobre si la reunión nos ha salido cara, o si sus conclusiones han valido el precio que hemos pagado por ella.

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De todos modos hacer ese ejercicio es mucho más fácil de lo que pensamos. Solo tenemos que multiplicar el precio de la hora de cada uno asistentes por el tiempo que dura la reunión. Vamos a verlo con un ejemplo.

Vamos a imaginarnos una empresa que todos los lunes hace un reunión informativa de dos horas. 8 directivos (que cobran 40.000€ al año) se reunen con su jefe durante dos horas simplemente para reportarle información relativa a la semana anterior y a la semana entrante. Teniendo en cuenta el salario de los asistentes, esas reuniones le cuestan a la empresa alrededor de 360€. Si se realizan todas las semanas, al año podemos estar hablando de casi 20.000€ únicamente en esa reunión.

Con esto no quiero decir que estas reuniones sean inútiles, por supuesto que algo de utilidad tienen. ¿Pero esa utilidad compensa los 20.000€ al año? Si el precio de las reuniones apareciera en los presupuestos, estoy seguro que se tomarían decisiones para obtener los mismos resultados de una manera mucho más eficiente. Por ejemplo, implementando otro sistema de reporte, o creando un manual de reuniones con pautas sobre su duración y la cantidad de asistentes.

¿Y el coste de oportunidad de las reuniones?

Y es que si el precio del tiempo que invertimos en las reuniones nos sale caro (para la calidad de las conclusiones que obtenemos de ellas), nos llevamos las manos a la cabeza cuando hablamos del coste de oportunidad.

¿Qué es el coste de oportunidad? El dinero que dejamos de ganar por no estar haciendo algo más productivo. Pongamos que cada hora de trabajo de los directivos del ejemplo anterior le producen 100€ de beneficio a la empresa. En el ejemplo anterior, cada reunión no solo nos cuesta 360€ por los salarios, sino que está haciendo que dejemos de ganar 1800€ que ganaríamos si esos directivos estuvieran haciendo su trabajo. Eso son casi 100.000€ al año.

¿Que significa esto? Que esas reuniones informativas del ejemplo no solo nos cuestan 20.000€ al año, sino que están haciendo que dejemos de ganar 100.000€. Si esto apareciera por escrito en cualquier informe de la empresa, se tomarían medidas de forma inmediata. Sabemos que no es el caso.

¿Entonces debemos eliminar las reuniones?

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Con esto no queremos decir que las reuniones deben de eliminarse por completo. Las reuniones siguen siendo una herramienta fantástica para tomar decisiones en grupo o generar ideas nuevas. Pero debemos hacer reuniones de forma inteligente. Pensemos primero si es necesario convocar una reunión o si existe otro método. Pensemos antes si vale la pena convocar a media plantilla para tu reunión. Pensemos en que tenemos que poner orden y tener una agenda con tiempos y que se cumpla…

Existen dos tipos de reuniones. Las que sales de ellas con más energía, y las que sales de ella con menos energía. Si sales de una reunión con más energía, entonces es una reunión que ha valido la pena.

Existen dos tipos de reuniones. Las que sales de ellas con más energía, y las que sales de ella con menos energía. Clic para tuitear

Parece mentira que en plena “edad de los datos” donde las mediciones están a la orden del día, todavía no se preste atención a uno de los grandes enemigos de los presupuestos y la productividad. Pero si poco a poco vamos abriendo los ojos respecto a las reuniones y la “reunionitis”, haremos que las empresas sean más eficientes y que los ambientes de trabajo mejoren.

Jaime Grau

Fabricante de experiencias y cazador de innovaciones. Siempre jugando, siempre aprendiendo. Diseñador de juego y co-fundador de Prisma y Zeppelean.

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