¿Qué es un SaaS? ¿Y cómo me ayuda a innovar y a digitalizar mi pyme?

Actualmente las empresas utilizan un 33% más herramientas SaaS que hace dos años. Incluso el 38% de las nuevas empresas utilizan exclusivamente herramientas SaaS. Pero, ¿qué es un SaaS? ¿Por qué su implementación está en auge? ¿Y cómo pueden ayudarme a innovar en mi empresa y a digitalizar procesos? ¡Sigue leyendo que te lo explicamos todo en este artículo!

¿Qué es un SaaS?

La palabra SaaS proviene de Software as a Service, lo que en castellano sería “Software como servicio”. Los SaaS son herramientas que están en la nube (es decir, accedes a ellos de forma online estés donde estés), y en lugar de pagar por el producto una vez, funcionan con un modelo de suscripción, pagando una licencia mensual o anual.

Hace unos años, cuando tu empresa necesitaba una herramienta de sofware, la empresa tenía que adquirir el producto. Ya fuera un software hecho a medida para ti, o una licencia de un software del mercado. Por ejemplo, tu comprabas “Microsoft Word 2007”, y tú ya tenías ese software para siempre. Si unos años más tarde Microsoft lanzaba “Word 2012”, tú tenías dos opciones: o seguir con tu versión de 2007, o pasar por caja otra vez para adquirir la versión 2012.

Piensa que hay muchos procesos que se han digitalizado y llevado a Internet (un ejemplo, la búsqueda de talento, plataformas como Jooble te permiten buscar talento en la red). ¿Por qué no iba a ocurrir también con el software?

¿Y por qué las herramientas SaaS ayudan a innovar y a digitalizar la pyme?

La herramientas SaaS ayudan a innovar a la pyme porque es la forma más económica de experimentar, probar e instalar nuevas metodologías en tu empresa.

Hace unos años si de verdad querías cambiar las cosas en tu empresa y digitalizar procesos tenías dos opciones: Uno, desarrollar un software a medida, con los costes que eso supone y sin saber si los resultados serán los esperados. O dos, adquirir un software ya creado, que es una solución más económica que la primera pero que no sabes cómo va a encajar en tu empresa, o si realmente soluciona el problema que tienes. Y no lo sabrás hasta que lo pruebes. En ambos casos tanto el riesgo como la inversión son muy altas.

Esto desaparece con el SaaS. Las herramientas SaaS son escalables y solo pagas por el tiempo que estés utilizándolas. Como suelen funcionar por modelos de suscripción, puedes hacer pequeñas pruebas piloto de un mes o dos con uno o dos departamentos. ¿La herramienta funciona? Escalas a toda la organización. ¿No ha funcionado? Pues la empresa se da de baja y prueba otra solución. Puede que este experimento te haya costado 90€, pero es un precio mucho más razonable que adquirir 10.000€ en licencias tradicionales para toda la empresa prácticamente a ciegas. Puede incluso que el experimento te salga gratis, porque muchas herramientas SaaS ofrecen periodos de prueba gratuita de 14 o 30 días.

Y existen herramientas SaaS para cualquier tipo de solución innovadora que estés buscando: para hacer formación con gamificación, para agilizar las ventas por email, para hacer email marketing, para evaluar el desempeño de los trabajadores con juegos, para llevar el control de las redes sociales, para ver qué cómo se comportan los visitantes en nuestra web…

Por primera vez en la historia las pymes pueden digitalizar y agilizar procesos de forma súper económica, y tener acceso a tecnologías que antes solo eran posibles en las grandes organizaciones.

¿Cuales son las ventajas de utilizar una herramienta SaaS?

Vamos a repasar algunas de las ventajas que tienen las herramientas SaaS:

El bajo riesgo:

Como hemos dicho, las herramientas SaaS permiten pagar mensualidades sin permanencia. ¡Incluso algunas herramientas tienen versiones gratuitas! Es lógico que cada vez más empresas, especialmente de reciente creación, apuesten únicamente por software SaaS. ¿La empresa cierra a los 3 meses? Pues una pena, pero al menos no te has gastado 10.000€ en licencias de software que ahora no puedes recuperar. Esto no solo es fantástico para experimentar, también es genial para no casarse con nadie. ¿Hemos encontrado una herramienta mejor que la actual? Damos una de baja y contratamos la herramienta nueva.

La accesibilidad en la nube:

Podemos acceder a estas herramientas estemos donde estemos, ya que son herramientas online. Esto permite mucha movilidad. Por ejemplo Learning Park permite hacer formaciones estés donde estés: en casa, en la oficina, en el trayecto al trabajo… ¿Se nos rompe el ordenador? No pasa nada, los datos están seguros en la nube.

Las actualizaciones automáticas:

En la mayoría de licencias de software tradicional, las nuevas funcionalidades se reservaban para las nuevas versiones de producto. Es decir, todo lo nuevo se guardaba para una nueva versión, y si la querías tenías que volver a pagar (Microsoft no actualizaba el Word 2007 con las novedades del Word 2012. Si querías las funcionalidades nuevas, debías pagar por Word 2012). Esto no ocurre con las herramientas SaaS. Pagar una suscripción mensual te asegura que siempre estés utilizando la última versión con todas las funcionalidades. Mientras tengas contratado el servicio, siempre estarás a la última.

Ejemplos de SaaS

Vamos a repasar brevemente dos ejemplos de herramientas SaaS:

Zeppelean

Zeppelean es una herramienta SaaS que permite hacer evaluaciones de desempeño en la nube, estés donde estés. Además tiene elementos de juego para motivar a los empleados a cumplir con las evaluaciones y a mejorar los resultados mes a mes. Y el precio siempre será justo para todos, porque depende de la cantidad de usuarios que registres en la plataforma. Una empresa pequeña pagará menos cada mes, y una empresa grande pagará más que la pequeña. De repente, la tecnología SaaS permite que algo tan innovador como aplicar gamificación a la evaluación de objetivos y competencias, está al alcance de todas las empresas, grandes y pequeñas.

Learning Park

De la misma casa que Zeppelean, tenemos Learning Park. Esta herramienta permite crear cursos de formación en la nube, y posteriormente reforzar los conocimientos con minijuegos. Todo bajo una narrativa donde los usuarios han de hacer crecer una ciudad virtual. Y todo con una facilidad asombrosa. Hace unos años si querías una herramienta de este estilo tenían que programarla a medida para ti, y ahora es accesible para todo el mundo y a un precio razonable.

Hasta las grandes empresas están apostando por las herramientas SaaS

Estamos viendo que hasta las empresas tradicionales están apostando por las soluciones SaaS. Microsoft ya vende su paquete Office como herramienta SaaS. Incluso Adobe ya vende su paquete Creative (Photoshop, Ilustrator, Premiere…) bajo la etiqueta “Creative Cloud” y con todas las ventajas de las soluciones SaaS. Esto no es una moda. Todos los productos están evolucionando a servicios.

Así que ya sabes, no necesitas hacer grandes cambios de software para innovar en tu empresa. Empieza a investigar incluso a probar soluciones SaaS por tu cuenta. 

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