Si llega el final del día y todavía tenemos un montón de trabajo pendiente, solo hay dos posibles causas: la primera, que el volumen de tareas es excesivo o la segunda: que no hemos sabido administrar el tiempo bien. Identificar los 5 ladrones de tiempo en el trabajo es la clave fundamental si queremos ser más productivos.
Ya lo decía Benjamin Franklin: “El tiempo es oro”. Y no hay nada más importante para cualquier responsable de recursos humanos que saber a qué destinan el tiempo los trabajadores y cómo invierten cada valioso minuto de su trabajo. A continuación encontraremos los 5 ladrones de tiempo en el trabajo más peligrosos y aprenderemos a evitarlos.
No hay nada más importante para cualquier responsable de #RRHH que saber a qué destinan el tiempo los trabajadores Clic para tuitear- También puede interesarte: Trabajadores que posponen sus tareas: ¿cómo motivarlos?
Ladrón del tiempo n.º 1. El correo electrónico
Aunque cada vez más surgen nuevas formas de comunicarse dentro de la empresa (a través de chats privados como Skype o Slack, grupos de WhatsApp, etc.), el correo electrónico o email sigue siendo el medio de comunicación más extendido. No obstante, la cantidad de correos electrónicos que recibimos al día es tal que ha dejado de ser un método de comunicación efectivo, en parte porque no lo estamos utilizando como debiéramos.
El correo electrónico no es mensajería instantánea, y por lo tanto, no debemos utilizarlo para intercambiar información de forma inmediata. Por eso no debemos usarlo para transmitir una urgencia (si algo es urgente, vale la pena que llamemos por teléfono a la persona), ni para organizar una reunión (para eso ya existe Doodle) o gestionar un proyecto o equipo de trabajo (es más eficaz utilizar plataforma de gestión como Trello o Todoist y trabajar en la nube con Google Drive, donde se puede acceder y modificar los documentos sin tener que enviar versiones diferentes cada dos por tres).
No debemos utilizar el correo electrónico para intercambiar información de forma inmediata. Clic para tuitear
Ladrón del tiempo n.º 2. La reunionitis
Se calcula que asistimos a unas 62 reuniones al mes y la mitad de ellas son un desperdicio de tiempo, bien porque algunos asistentes no aportaron nada relevante, porque no estaba claro el objetivo de la reunión o bien porque nadie se hizo cargo de las tareas pendientes después.
Para conseguir que las siguientes reuniones sean más efectivas, vale la pena hacer un poco de trabajo previo, por ejemplo, ¿hay algún documento que deba leerse antes de la reunión? Házselo llegar a los asistentes de antemano ¿son todos ellos imprescindibles? En lugar de convocar a diestro y siniestro, debemos convocar solo a aquellas personas que puedan contribuir en la reunión, el resto pueden leer las conclusiones en el acta de reunión a posteriori.
Finalmente, utiliza los últimos 10 minutos para recapitular la información y definir los siguientes pasos de los miembros del equipo. Las siguientes reuniones de seguimiento, a no ser que sean imprescindibles, pasarán a gestionarse en cualquier herramienta de gestión de proyectos que hemos comentado anteriormente.
Ladrón del tiempo n.º 3. La búsqueda de información infinita
Tienes una duda. La buscas en Internet, entras en una página web que parece interesante y lees un artículo, luego, llega otro, luego otro, y cuando te quieres dar cuenta: ¡se ha pasado la mañana y no has hecho nada! Si esto te suena familiar, entonces es que tu sed de conocimientos te está robando más tiempo del que parece.
Aquí podemos utilizar la gamificación a pequeña escala para solucionar este problema: al principio del día, márcate unos objetivos (por ejemplo, estar una o dos horas concentrado trabajando) y luego date un pequeño capricho (5 o 10 minutos para leer un artículo o mirar el WhatsApp), luego, vuelve a empezar.
¿Quieres que tus empleados estén más motivados y sean más efectivos? Empieza a usar Zeppelean y no volverán a procrastinar nunca más.
Por si no las conocíais, os recomendamos la técnica de Pomodoro, que nos ayudará a mantener la concentración en una tarea y la app Productivity Owl, que bloquea las páginas web y las redes sociales que le indiques previamente.
Ladrón del tiempo n.º 4. El tiempo muerto
Siempre y cuando no vayamos conduciendo nosotros al trabajo, esos cinco o diez (en algunos casos hasta veinte) minutos de vuelta a casa pueden sernos muy útiles y productivos para luego, al llegar a casa, no tener que encender el ordenador otra vez.
Ahora, con Internet en nuestro bolsillo las 24 horas del día, ya no hay excusa que valga para no aprovechar el tiempo y mejorar nuestra carrera profesional. Existen varias opciones: leer un artículo o dos, organizarnos las tareas con Evernote o mejorar nuestro inglés con Duolingo o Preply.
Otro uso que le puedes dar a este tiempo muerto para aprovecharlo mejor es la formación. Si utilizas una herramienta de formación en la nube como Zeppelean Academy, los empleados pueden formarse en cualquier lugar. ¡Y además jugando si la herramienta está gamificada!
Ladrón del tiempo n.º 5. La procrastinación
Casi todos los motivos anteriores tiene una causa común: la procrastinación o el arte de dejar para mañana lo que puedas hacer hoy. Bien porque las tareas pendientes no son nada motivadoras o bien porque no tenemos claro por dónde tenemos que empezar, la procrastinación afecta a 9 de cada 10 personas en una empresa.
La procrastinación afecta a 9 de cada 10 personas en una empresa Clic para tuitear
¿Cómo podemos combatirla? Steven Covey se preguntaba lo mismo. Este empresario estadounidense creó la matriz de Steven Covey con la esperanza de poder organizar sus tareas por prioridades y se ha convertido en una herramienta muy eficaz para distinguir de un vistazo lo que es importante y lo que es urgente.
¿Cómo pelear contra estos ladrones del tiempo? Así lo hizo American Express ¡con juegos!
American Express detectó muchos de estos problemas que acabamos de enumerar. Para pelear contra ellos realizó un pequeño experimento: un juego para empleados. Los hábitos positivos que quería instarurar se convirtieron en misiones con una fecha límite y una recompensa. Además se creó una competición lúdica para ver qué empleado realizaba más misiones. El resultado fue un éxito. Tras solo un mes los indicadores crecieron entre un 60% y un 80%, unos resultados increíbles. Además la satisfacción de los usuarios fue asombrosa, el 70% de ellos afirmó que la experencia había sido súper satisfactoria. Puedes leer más sobre este caso aquí.
¿Y tú cómo vas a evitar a los 5 ladrones del tiempo en la empresa?
¿Has puesto en práctica alguno de nuestros consejos y nos quieres contar qué tal ha ido?¿Quieres añadir algún ladrón del tiempo más? ¡Déjanos un comentario!
