Hoy viene a hablarnos sobre Agilidad en nuestro blog Cristina Ramos, autora del blog cristinaramosvega.com y fundadora de Solving Ad Hoc, donde colabora con las empresas resolviendo a medida sus necesidades reales en Agilidad: ayudándolas a entender la esencia de la Agilidad y su aplicación en el día a día de su negocio, equipos y organización; adoptando la Agilidad como línea estratégica de su Transformación Digital; y trabajándola en sus 3 dimensiones: cultura, proceso y estructura.

Informática de formación y facilitadora de vocación, Cristina ha desarrollado gran parte de su actividad profesional liderando proyectos tecnológicos y áreas de negocio en empresas del sector IT al lado de equipos eficientes, auto-organizados y altamente motivados. A día de hoy, su actividad está focalizada en la Agilidad Estratégica aplicada al liderazgo del negocio, al trabajo en equipo y al management de la organización, en contextos de innovación, emprendimiento y transformación digital.

Entrevista a Cristina Ramos, de Solving ad hoc:

¿Hay empresas “ágiles” en España o hasta ahora sigue siendo un concepto poco extendido? ¿Qué ventajas tienen las empresas que tomen la vía de la agilidad las primeras?

Vamos por partes. El concepto de Agilidad se ha extendido bastante en algunas empresas españolas en los tres últimos años, aunque en MHO no ha sido bien entendido, por lo que tampoco está siendo aplicado correctamente.

Esta circunstancia hace un flaco favor a la Agilidad ya que los resultados no acompañan, quedando la bondad de la Agilidad en entredicho. Lo que hacen las empresas (la mayoría de las veces guiadas por consultoras que no practican la Agilidad y que la difunden en base a sus intereses y no a los de sus clientes), es implantar una “metodología ágil” con calzador en la empresa, sin entender la esencia de la Agilidad ni cómo y dónde aplica en cada caso. Pero sobre todo sin que se produzca el cambio de mentalidad necesario en la Dirección y en los Equipos para que la Agilidad sea efectiva a nivel de Negocio y a nivel de Empresa.

Por otra parte, de las 3 dimensiones en las que habría que trabajar la Agilidad (cultura, proceso y estructura), las empresas se han focalizado exclusivamente en la del proceso, adaptando las “metodologías ágiles” a su dinámica y no al revés. Por ello, contar con un buen compañero de viaje en Agilidad, que entienda lo que implica asumir la Agilidad en una empresa en el End2End del Negocio, es clave para el éxito de su implantación.

Las empresas se han focalizado en adaptar las metodologías ágiles a su dinámica y no al revés Clic para tuitear

En cuanto a la segunda pregunta, la bondad de la Agilidad viene dada por un mix de los beneficios del pensamiento Lean y de las prácticas Agile en el Negocio:

  • Tolerancia a los cambios
  • Reducción del Time to Market
  • Satisfacción del cliente
  • Aumento de la Calidad del producto
  • Motivación de los equipos
  • Reducción de costes
  • Optimización del riesgo

Si asumimos la Agilidad como “la entrega continua de valor en periodos cortos de tiempo, maximizando el valor aportado al cliente y minimizando el esfuerzo en generarlo”, podemos decir que con la Agilidad conseguimos estar en el mercado a tiempo de manera competitiva con un producto concebido y operado de manera eficiente, que satisfaga al cliente.

En definitiva, la Agilidad permite aumentar el volumen de negocio, mejorar la calidad del producto y mejorar la rentabilidad de la empresa. Simplificándolo mucho, tendremos la posibilidad de “vender más y producir mejor”. De “ganar dinero”, que es al final de lo que va el negocio.

¿La Agilidad es solo para las empresas tecnológicas o se puede aplicar a múltiples sectores?

Aunque el origen de la Agilidad está en el desarrollo del software y fue allí donde se experimentaron los primeros resultados de sus buenas prácticas, NO, la Agilidad no es de aplicación exclusiva en empresas tecnológicas. Algo parecido sucedió en su día con Lean que empezó con la fabricación de automóviles (Lean Manufacturing), y que más tarde el concepto se extendió a la gestión (Lean Management), al sector tecnológico (Lean IT), a la generación de nuevos negocios (Lean Startup), …

Al final, los buenos resultados hacen que las buenas prácticas se extrapolen a cualquier actividad y que perduren en el tiempo con unas u otras etiquetas Los valores y prácticas de la Agilidad se pueden aplicar a cualquier sector, a cualquier negocio, y a cualquier actividad dentro de una empresa.

Siempre que barajemos alguno de los parámetros de negocio (cliente-beneficio), de producto (problema-solución), de personas (equipo, motivación, compromiso), e incluso de proyecto (alcance, coste y plazo) tiene cabida la Agilidad, independientemente del sector. La mayoría de las empresas asumen la Agilidad para mejorar sus procesos, a modo de “metodología” aplicada a una parte muy concreta del ciclo de vida del producto: el desarrollo de software. Esto, que puede ser un buen principio, no es suficiente para ser ágiles. Una empresa ágil aplica Agilidad desde la generación de la idea hasta la operación.

La Agilidad debe estar presente desde la generación de la idea, no solo al mejorar procesos. Clic para tuitear

Dicho esto, si hablamos de Agilidad en la empresa, hablamos de tres modelos a seguir:

  • de Startup, como modelo de empresa,
  • de Lean-Startup, como método para validar modelos de negocio y prototipos, y
  • de Scrum, como marco de trabajo ágil e incluso como modelo organizativo.

¿Qué otras empresas aplican la Agilidad en sus procesos y negocios que podamos tomar como referencia?

Aunque cada vez hay más empresas que aplican prácticas ágiles en su negocio y en su producción, las que lo asumen con mayor naturalidad y mejores resultados son las nativas digitales, entre las que están las conocidas como GAFA (Google, Apple, Facebook y Amazon), Spotify o Zappos, por nombrar algunas.

Pero también hay empresas de corte más tradicional como BBVA, Santander, ING, Liberty, Mapfre, Telefónica, Ferrovial, El Corte Ingles o Zara, que llevan dando pasos en Agilidad desde hace unos años. En este caso se trata de una Agilidad fundamentalmente metodológica, centrada exclusivamente en el proceso, y muy “limitada” por la cultura de la empresa y por sus estructuras.

Nos encanta tu concepto de “poner la agilidad al servicio de las personas”, ¿cómo se lleva esa teoría a la práctica?

Así como en el negocio la clave está en una estrategia Customer Centric, en Agilidad la clave está en las Personas y en sus Interacciones, tal y como indica uno de los valores del Manifiesto Ágil. Y cuando hablo de personas, hablo de todas las personas implicadas en el proceso: desde el cliente, hasta el CEO de una compañía o el operador de back-office de un negocio, pasando por el líder del producto, el líder del proceso o los especialistas que formen parte de cualquier equipo de trabajo.

Sí, sin duda, uno de los principales beneficiarios de la Agilidad somos nosotros, las personas ya que la Agilidad pone su cultura al servicio de nuestras emociones y de nuestras relaciones. En este sentido, la Agilidad, además de rentabilizar el negocio de una empresa optimizando sus procesos y aligerando sus estructuras, también la humaniza a través de la cultura.

La Cultura Ágil potencia unos valores, unas actitudes y unos comportamientos que facilitan nuestra motivación, nuestro compromiso y nuestra satisfacción, independientemente del rol que tengamos en cada momento (ya sea de cliente, o de líder o de integrante de un equipo de especialistas). En definitiva nos permite ser más felices, tanto personal como profesionalmente.

La Agilidad potencia unos valores que facilitan la motivación, el compromiso y la satisfacción. Clic para tuitear

Para conseguirlo, tan sólo tenemos que poner el foco en una de las 3D de la Agilidad, la de la cultura. Y trabajarla …, empezando por tener claro el punto de partida y hasta donde queremos llegar. Esta es una de las asignaturas pendientes de la Agilidad. A partir de ahí, trazar una estrategia, elaborar un plan y ejecutarlo. Eso sí, todo ello de manera ágil ;)! , fomentando tanto la empatía con el cliente como la motivación en los equipos, y utilizando una herramienta imprescindible en Agilidad: la comunicación. Una comunicación clara y fluida, basada en un lenguaje común y en el feedback continuo.

La comunicación basada en el feedback continuo es una herramienta imprescindible en Agilidad. Clic para tuitear

¿Alguna vez te has encontrado con que los empleados de una empresa han rechazado la agilidad por desconfianza a una solución adoptada por la Dirección o una forma de “control” hacia ellos? ¿Qué hacer en estos casos?

En alguna ocasión si me he encontrado con reticencia al cambio, pero no diría que por desconfianza por un tema de mayor control, no, este no ha sido el caso. Normalmente el rechazo ha estado asociado al miedo a lo desconocido, a la inseguridad o a la comodidad.

Por ello, lo primero que conviene hacer es difundir la esencia de la Agilidad y el dónde y cómo aplica con la mayor transparencia y sencillez posible. A partir de ahí, capacitar a las personas que quieran aplicar este modelo en su entorno y en su día a día (no solo en los métodos también en las habilidades sociales y de relación necesarias). Y por último, aprender haciendo: practicar, practicar y practicar. ¡No hay otra!

Debemos difundir la esencia de la Agilidad con la mayor transparencia y sencillez posible. Clic para tuitear

Muchas veces, las empresas toman decisiones basadas en el retorno que van a percibir de dicho cambio o proceso nuevo, ¿cuál es, pues, el ROI de la Agilidad?

Sin duda aplicando prácticas ágiles estamos en disposición de maximizar el valor entregado para satisfacer al cliente y minimizar los esfuerzos para conseguir el doble objetivo: aumentar el negocio y mejorar la rentabilidad. Dicho esto el ROI de la Agilidad pasaría por cuantificar el impacto de los siguientes parámetros:

  1. En cuanto al Negocio
    1. Time to Market (entrega de valor continuo en periodos cortos de tiempo)
    2. Satisfacción del cliente (aporte de valor centrado en las necesidades del cliente)
  2. En cuanto a la Rentabilidad
    1. Detección temprana del riesgo
    2. Calidad del producto/servicio
    3. Eficiencia del proceso
    4. Motivación y compromiso de los equipos
    5. Reducción de costes
Con Agilidad, maximizamos el valor entregado para satisfacer al cliente y minimizar los esfuerzos Clic para tuitear

Aunque los departamentos de RRHH sean quienes lideren la transformación dentro de la empresa, la última palabra siempre la tiene Dirección. ¿Cómo conseguís convencer al Directivo para que apueste por la Agilidad, esta metodología innovadora?

No es tanto cuestión de convencer, como de que se tenga la necesidad real y se quiera que el negocio sea ágil. Atendiendo a uno de los patrones ágiles, el de no hacer nada sin tener claro “para qué” sirve, queda claro que si la Agilidad no le va a resolver ningún problema o necesidad, ni va a aportar ningún beneficio, está no será su prioridad.

Y para este tema no existen fórmulas mágicas, ni balas de plata. Cada empresa tiene necesidades propias en función de su idiosincrasia (su actividad, sus objetivos, las personas que la componen, su estructura, cómo están organizados, sus procesos, …). Todo depende del punto de partida de cada empresa, de dónde pretenda llegar y lo que se esté dispuesto a sacrificar.

Y este punto, el identificar que es lo que se está dispuesto a sacrificar, es clave para la estrategia de la Agilidad. Por esta razón, es imprescindible que participen los tomadores de decisión de la compañía al más alto nivel, con el CEO a la cabeza para que la visión, la orientación y la aplicación de la Agilidad sea un éxito.

Identificar qué es lo que estamos dispuestos a sacrificar es clave en el proceso de Agilidad. Clic para tuitear

Sin duda, si la Agilidad cubre la necesidad de la empresa de ser más competitivo y más productivo, entonces el Directivo apostará por ella. Entender la esencia de la Agilidad y dónde y cómo aplica es el primer paso para poder tomar la decisión de querer ser o no ágil. Si consideramos la Agilidad como un producto y a los empleados como los clientes de ese producto, la idea es identificar que beneficios les va a aportar el usarla para que adopten la Agilidad de manera voluntaria. Y si además les hacemos participes de la solución, mucho mejor!

En cualquier caso, la Agilidad no se puede forzar. La Agilidad forzada o “de postureo” no funciona, es un hecho.

¿Qué papel juega el seguimiento una vez hemos iniciado un proceso ágil?

Como en cualquier proceso, el seguimiento es importante, pero en el caso de la Agilidad, lo es no tanto para “controlar” el proceso como para “aprender” de él. Los procesos ágiles, por definición son procesos empíricos, iterativos e incrementales, en los que la inspección del proceso y el análisis de los resultados nos permiten tomar decisiones para la adaptación continua del mismo.

En Agilidad, yo hablaría más de sincronización y de retrospectiva que de seguimiento al uso. Tanto el concepto de sincronización como el de retrospectiva son actividades inherentes a la Agilidad, que garantizan las entregas comprometidas y potencian la mejora continua. Por ello, son imprescindibles.

¿Qué otros conceptos van ligados a que una empresa sea ágil? ¿Una empresa ágil es digital, también? ¿Transparente? ¿innovadora?

Cuando pienso en una empresa ágil pienso en una empresa que practica una cultura ágil, unos procesos eficientes y unas estructuras líquidas. Por tanto, cualquier característica de esa cultura, de esos procesos y de esas estructuras se le pueden atribuir a una empresa ágil, por ejemplo la transparencia. Dicho esto, podríamos considerar una empresa ágil como una empresa:

  • Pragmática, sencilla, sensata y emocional
  • Rápida, eficaz, eficiente y excelente
  • Innovadora, emprendedora y transformadora
  • Rentable, competitiva y valiosa

En cuanto a si una empresa ágil también es digital dependerá de cual sea su negocio y como lo opere. La Agilidad no va tanto de tecnología como de forma de pensar y de hacer las cosas. Ahora, eso sí, la tecnología es un medio y un aliado que, sin duda, nos puede ayudar a ser más ágiles.

La tecnología es un medio y un aliado que nos puede ayudar a ser más ágiles. Clic para tuitear

Y por último, ¿qué es para ti innovar?

En esencia, innovar es introducir novedades a algo ya existente. Innovar es hacer algo nuevo, algo diferente a lo hecho hasta el momento. Y se puede hacer de manera continua, innovando poco a poco algo sin cambiar el core, solo cambiando ciertas cosas para mejorar los resultados. O se puede hacer de manera disruptiva, innovando radicalmente, cambiando drásticamente, por ejemplo, un modelo de negocio o la forma de pensar y hacer las cosas.

Entrevista sobre Agilidad en la empresa con @CRVongoing, de @Solvingadhoc Clic para tuitear

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María Tatay

Traductora de profesión y comunicadora por vocación. Aporto un poco de la magia de los videojuegos a la vida real a través de @BePrisma_.

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